Opdrachtnemers, leveranciers en klanten – Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op leveranciers, klanten en dienstverleners, en hun vertegenwoordigers.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens?

In het kader van deze privacyverklaring is Ipsen Pharma SAS, gevestigd 70, Rue Balard – 75015, Parijs, Frankrijk en haar vestigingen, waaronder Ipsen Farmaceutica B.V., Taurusavenue 33B, 2132 LS Hoofddorp, de verwerkingsverantwoordelijke voor de beschreven verwerking van persoonsgegevens (hierna aangeduid als Ipsen, wij of ons).

Deze privacyverklaring is gebaseerd op GDPR en de daarop gebaseerde Nederlandse regelgeving.

Welke persoonlijke informatie verzamelen wij over u?

Afhankelijk van onze relatie met u verzamelen, gebruiken en bewaren wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

• Contactgegevens, naam, e-mailadres, telefoonnummers en postadres
• Functie, titel, bedrijfsgegevens en relevante zakelijke activiteit gegevens
• Professionele kwalificaties, certificeringen of statusinformatie, indien relevant
• Betalingsgegevens en bankrekeninggegevens
• Registraties en resultaten van gezondheids-, veiligheids- of beveiligingstrainingen, indien u onze locaties bezoekt
• Kenteken, foto, badgenummer en camerabeelden, indien u onze locaties bezoekt
• Systeeminloggegevens, indien u op onze systemen werkt

Waarom mogen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken?

Wettelijke grondslagen	Doeleinden
Artikel 6 lid 1 (f) Gerechtvaardigde belangen	Wij verwerken uw persoonsgegevens, voor zover relevant voor de betreffende activiteit, in het kader van de gerechtvaardigde belangen van Ipsen voor de volgende doeleinden: – Het delen van gegevens indien nodig in het kader van een aanbestedings- of contracteringsproces. – Het evalueren van externe leveranciers van Ipsen om potentiële risico’s te identificeren en te beperken, bijvoorbeeld door contactgegevens te gebruiken voor het opstellen en evalueren van risicobeoordelingsvragenlijsten en/of het opzoeken van leveranciersgegevens in externe branchedatabases. – Het beheren van de gezondheid, veiligheid en beveiliging op onze locaties, inclusief het verstrekken van toegang tot en het vastleggen van informatie over de trainingen die wij vereisen en camerabeelden. – Het verstrekken van toegang tot relevante IT middelen, -tools en -systemen. – Het bieden van klantenservice en het afhandelen van vragen. – Het beheren van audit- en aangifteverplichtingen. – Het verstrekken van toegang tot onze systemen indien nodig voor uw interactie met ons. – Het controleren van kwalificaties of certificeringen, indien relevant. – Het afhandelen van mogelijke gevallen van wangedrag of fraude.
Artikel 6 1 (b) Overeenkomst	Wij gebruiken uw persoonsgegevens om rechtstreeks met u overeenkomsten te beheren, de overeenkomst te faciliteren en betalingen te verwerken.
Artikel 6 1 (c) Wettelijke verplichtingen	Uw persoonsgegevens kunnen, indien nodig, worden gebruikt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen met betrekking tot de Arbo-wetgeving, zoals het bijhouden van trainingsgegevens of incidenten.

Waar halen wij uw persoonsgegevens vandaan?

Wij verzamelen gegevens over leveranciers, klanten en dienstverleners rechtstreeks van personen of via hun werkgever. Wij verzamelen ook persoonsgegevens via onze gebouwtoegangssystemen, trainingsregistraties en cameratoezicht op locaties. Daarnaast kunnen wij informatie verzamelen uit externe branche-databanken als onderdeel van onze due diligence-activiteiten.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor Ipsen-medewerkers die een relevante en concrete noodzaak hebben om deze te bekijken. Gegevens kunnen ook beschikbaar worden gesteld aan andere entiteiten binnen de Ipsen-groep om onze activiteiten met u te beheren.
Waar nodig delen wij gegevens met derden die Ipsen ondersteunen, zoals auditproviders, distributeurs, betalingsverwerkers, externe advocaten, IT-dienstverleners en systeemleveranciers, en derden die branchebrede bedrijfs- en duurzaamheidsratings ondersteunen, zoals EcoVadis. Deze derden moeten de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens beschermen en voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens uitsluitend om te voldoen aan onze operationele behoeften en wettelijke bewaarplichten, in overeenstemming met het bewaarbeleid van Ipsen.

Hoe beschermen wij uw persoonlijke gegevens ?

Om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat de informatie correct wordt gebruikt, hebben Ipsen en haar externe dienstverleners passende fysieke, elektronische en organisatorische procedures geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen.

Overdracht van persoonsgegevens buiten uw land van herkomst?

Wij werken over de hele wereld. Daarom kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, geopend of opgeslagen in een land buiten het land waar u zich bevindt, dat mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt als uw land van herkomst.
Wanneer we persoonsgegevens overdragen aan externe bedrijven in andere landen, al dan niet via onze internationale Ipsen-entiteiten, beschermen we persoonsgegevens door passende contractuele overeenkomsten te sluiten , waaronder standaardcontractbepalingen waar vereist.
Wanneer we persoonsgegevens van Ipsen-bedrijven in de Europese Economische Ruimte (“EER”) overdragen naar een derde land zonder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, doen we dat op basis van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Op dezelfde manier beschermen we de overdracht van persoonsgegevens vanuit andere landen, waaronder het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland, met behulp van passende contractbepalingen die zijn goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten in die landen.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw gegevens?

Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wetgeving heeft u mogelijk de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

Rechten	Wat betekent dit?
1. Het recht op toegang	U hebt recht op inzage in de gegevens die Ipsen verwerkt.
2. Het recht op rectificatie	U heeft het recht om uw gegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.
3. Het recht op verwijdering	Dit staat ook bekend als het recht om vergeten te worden. U kunt te allen tijde verzoeken om verwijdering van uw informatie. Er bestaan enige wettelijke uitzonderingen op dit recht.
4. Het recht op beperking van de verwerking	U heeft het recht om verder gebruik van uw informatie in bepaalde omstandigheden te ‘blokkeren’ of te beperken. Wanneer de verwerking beperkt is, kan Ipsen uw informatie nog steeds opslaan, maar mag deze verder niet worden gebruiken.
5. Het recht op gegevensportabiliteit	U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens bij ons op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm zodat u deze gegevens in een andere IT-omgeving kunt hergebruiken.
6. Het recht op bezwaar	U heeft het recht om onder bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking.
7. Het recht op intrekking van de toestemming	Indien wij uw persoonsgegevens gebruiken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u dit formulier gebruiken .
Als u ons wilt vragen over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact opnemen met ons Global Privacy-team via dataprivacy@ipsen.com
Als u niet tevreden bent over de manier waarop Ipsen met uw persoonsgegevens omgaat, of als u van mening bent dat onze verwerking niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.